Sok vállalkozó, cégvezető nem ismeri az online asszisztens fogalmát, vagy gondolja azt, hogy neki nem kell asszisztens, ha megtudják, milyen feladatokat tud átvállalni.
Az alábbi kifogásokkal szoktak élni:
„Mindent megoldok egyedül”
Ez dicséretes, az egyéni vállalkozó egy darabig ezt még élvezheti is, kompetensnek érzi magát a saját területén, motiválja a sok feladat. Azonban ahogy nő a vállalkozás, egyre több feladat szakad a nyakába, ami előbb-utóbb állandó frusztrációhoz, majd kiégéshez vezethet. Nem tud a szakmájára koncentrálni a folyamatos adminisztrációtól, elfelejt fontos megbeszélést, mert nem írta be a naptárába, nem tud részt venni képzésen, networking eseményen, mert elborítja a papírmunka. Először a szabadidős tevékenységet, a sportot adja fel, majd egyre több időt vesz el a családtól, barátoktól, alvásidőből… Egyenes út a fáradtsághoz, frusztrációhoz, motiválatlansághoz.
Legtöbben ezen a ponton keresnek segítséget, mikor felismerik, hogy mégsem bírják egyedül vinni az üzletet. Nem muszáj ezt megvárni, minél hamarabb adod át a háttérfeladatokat egy online asszisztensnek, annál jobban belelát a fejlődésedbe, sőt proaktívan tudja azt támogatni!
„Ezek a cég bizalmas adatai, nem adom ki senkinek”
Minden vállalkozásnak vannak szenzitív adatai, amikkel körültekintéssel kell bánni. Az online asszisztens ezt pontosan tudja, mindig ügyel a biztonságos munkára, hiszen a saját vállalkozását kockáztatja, ha bármilyen hibát vét ezen a területen. Ez egy bizalmi állás, nagyon fontos, hogy a partnerek megbízzanak egymásban, és ellenőrzési pontokat is be lehet építeni a munkafolyamatba, ahogy akár egy alkalmazott esetén történne.
A mai online folyamatok azonban lehetővé teszik a biztonságos munkavégzést anélkül, hogy ugyanazon a munkahelyen lenne mindkét fél. A rendszerekhez lehet hozzáférést biztosítani meghatározott jogosultsággal, a feladatok átadásánál meg lehet határozni, meddig készítse az asszisztens, és honnan vegye át a vállalkozó/vezető. Például számlát, emailt, szerződést csak piszkozatba készítsen el, korlátozottan férjen hozzá a banki folyamatokhoz, hogyan kommunikáljon az ügyfelekkel. Nagyon jó módszer az első hónapot próbaidőnek használni, amikor a felek megismerik az együttműködés folyamatait, az ebben rejlő lehetőségeket, és persze egymást is.
„Senki nem tudja úgy csinálni, ahogy én”
Ez biztos, mindannyian különbözőek vagyunk, mások a munkamódszerek, gondolkodásmód. Főleg az egyéni vállalkozók számára jelent a cégük rengeteget, hiszen jellemzően nulláról építették fel, rengeteg áldozatot hoztak érte, sokan a gyereküknek is tekintik emiatt. Nem utolsósorban a megélhetésüket biztosítja, ezért maximálisan érthető a félelmük azzal kapcsolatban, hogy valaki megváltoztatja a munkafolyamatokat egy jól bevált rendszerben. De ennek egyáltalán nem kell így történnie!
A delegálás főbb lépéseit betartva a legapróbb részletekig le lehet írni a munkafolyamatot, és a megfelelő asszisztenst megtalálva átadni neki. Az első időkben lehet sűrűbben ellenőrizni, többször egyeztetni, kommunikálni, mit hogyan szeretne a vállalkozó, az asszisztens pedig be fogja tartani a legapróbb kéréseket. Ha mégsem, akkor nem ő a megfelelő partner!
„Már volt asszisztensem, de nagyon csalódtam!”
Sajnos ilyen előfordul. A fentiek miatt több ponton is elcsúszhat az együttműködés: nem megfelelő delegálás, rossz kommunikáció, türelmetlenség, vagy téves emberismeret miatt, de számos más külső körülmény is közrejátszhat. Ezért nagyon fontos az átgondolt delegálás, a munka pontos átadása, az őszinte kommunikáció, a türelem mindkét fél részéről, valamint a pozitív hozzáállás, hogy a felek észben tartsák, milyen előnyökkel jár az együttműködés. És a reális elvárás! Az asszisztens nem varázsló (még az Év Virtuális Asszisztense sem 😊 ), nem tud minden feladatot átvenni, megoldani, főleg nem az első héten. Jellemzően több ügyféllel dolgozik együtt, ezért az azonnali reakció sem elvárható minden esetben.
Viszont ahány asszisztens, annyiféle tapasztalat, tudás, képesség, ezért, ha a vállalkozónak szüksége van támogatásra, akkor könnyen találhat új partnert magának azután is, hogy egy együttműködés kudarcot vallott. Érdemes megpróbálni a különböző feladatokra más-más asszisztens keresni, akinek az adott feladat a szakterülete, és nem mindent egy emberre bízni, hiszen ez az egyik nagy előnye az együttműködésnek, hogy a vállalkozó csak a ledolgozott órákért fizet, így megtalálhatja a legtökéletesebb partnerét az adott feladatra!
Ha vállalkozásodban szükséged lenne segítségre, itt tudsz jelentkezni egy ingyenes konzultációra, ahol megismerjük egymást, átbeszéljük a feladatokat és megnézzük közösen, miben tudlak támogatni: Időpontfoglalás – Asszisztens online
